Como estruturar um departamento de compras? Neste resumo, explicamos quais são as novas tarefas realizadas pelo setor de compras e por que essa área pode transformar os resultados da sua empresa.
Área de Gestão de Compras. O que é? Neste artigo especial, mergulhamos na área e mostramos por que uma Gestão de Compras Estratégica pode transformar os resultados das empresas. Principalmente em tempos de crise. Descubra como estruturar um departamento de compras com planejamento moderno. Ao final do artigo, deixamos o contato para atendimento online gratuito com o objetivo de tirar possíveis dúvidas de uma consultoria especializada – sempre de acordo com a sua necessidade.
O que é a nova Gestão de Compras
Você já parou para pensar na importância desta área para a sua empresa? Pois considere Gestão de Compras uma área estratégica que ajuda a agregar valor ao seu negócio. Mas nem todos os empreendedores têm essa visão.
Tradicionalmente o setor de Compras ainda é visto como um departamento com processos transacionais, operacionais e tarefas banais do dia a dia. Uma visão muito antiga, que não a enxerga como uma área estratégica e poderosa.
Com essa visão distorcida, a imagem que se formou do departamento tem pontos negativos: é uma área lenta, inflexível, burocrática e operacional.
Mas não. O profissional de Compras ganha cada vez mais espaço e relevância nas organizações por razões como: tecnologia da informação (que assegura uma diminuição das despesas e do tempo); e busca por relacionamentos mais próximos com os fornecedores (assegura maior qualidade e menor custo).
“O Comprador ajuda a definir as necessidades da empresa. Como especificar o produto, buscar reduções de custos, selecionar os melhores fornecedores disponíveis no mercado, garantir preços atrativos com qualidade. Com isso, a empresa ganha vantagem competitiva em relação aos concorrentes”, observou Marcus Campos, Diretor da CMP Business Solutions, empresa associada à Fundação Dom Cabral.
3 dicas para elevar a Gestão de Compras com estratégia
1: Redesenho dos processos
Os fluxos de processos de compras devem deixar de ser vistos isoladamente. A tarefa de “colocar pedido”, por exemplo, deve ser tratada de maneira integrada com outros departamentos, sincronizando com demandante/cliente interno e fornecedores.
2: Esqueça os métodos antigos para reduzir custos
O aumento da competitividade fez com que as empresas buscassem diminuir os custos de mão de obra, materiais e processos. O setor de Compras fez isso por meio da adoção de práticas de terceirização e pelas negociações com fornecedores. Porém essas negociações não podem ser “barganhais”. Ou seja, elas precisam de preparação e técnicas de negociação adequadas ao mundo contemporâneo. É clichê, mas esse “barato vai sair caro”.
3: Novo relacionamento com fornecedores
A área de Compras, com estratégia, percebeu que valia mais a pena firmar um relacionamento colaborativo com os fornecedores. A preocupação aqui é a entrega de valor mais alto para o cliente final, em parceria com a Cadeia de Suprimentos, o chamado Supply Chain.
Além disso, a área passou a ser vista como um processo contínuo que tem a finalidade de integrar os fornecedores aos processos.
Como colocar as dicas em prática?
Mas para conseguir todos os benefícios, a atual configuração do setor de Compras abrange as seguintes funções – Tarefas realizadas pelo setor de compras:
- Coordenação do fluxo de produtos e materiais, equilibrando as demandas e o estoque, que não deve estar em excesso;
- Aquisição de materiais e serviços, além da verificação dos pedidos para identificar se estão de acordo com o pedido de compra;
- Desenho de políticas de abastecimento com os fornecedores, com o objetivo de garantir prazo, qualidade e preço;
- Desenvolvimento e capacitação de fornecedores para que eles atendam às necessidades e padrões definidos pela empresa;
- Avaliação da performance dos fornecedores realizada por meio de indicadores de acordo de níveis de serviços, com gestão e plano de ação quando necessário;
- Pesquisa de mercado de fornecedores. Objetivo é conseguir soluções inovadoras;
- Análise da previsão de vendas com outros setores da empresa. Objetivo é assegurar que as aquisições realizadas sejam adequadas à realidade.
Compras, Financeiro e Estoque
O trabalho integrado de compras nas pequenas e médias empresas deve ser realizado de maneira mais próxima com o financeiro e o estoque. Mas todos os demais departamentos são importantes para que as previsões corretas possam ser realizadas.
Planejamento e Gestão de Compras
A Área de Compras Estratégica, dentro da empresa, tem o objetivo de encontrar as melhores alternativas entre os fornecedores disponíveis no mercado, avaliar a oferta e a procura dos produtos, fazer um bom processo de negociação baseado em fatos e criar uma expectativa de valor.
Gestão de compras na Negociação
Essa é uma das principais funções da área de compras estratégicas. Nesse caso o setor entra como um negociador de preços com os fornecedores. E é o que determinará o valor final dos produtos. Como consequência, a competitividade da organização.
Gestão de compras e Estoque
O setor de Compras tem funções inter-relacionadas com o estoque, pois é quem apoia no abastecimento e gestão de entregas junto à Cadeia de Suprimentos, o Supply Chain. O objetivo é controlar a quantidade de produtos que devem ser adquiridos para que todos os outros departamentos fiquem satisfeitos.
“É preciso aperfeiçoar os investimentos para fomentar a eficiência do uso dos recursos financeiros e reduzir a necessidade de capital investido em estoque. Sempre lembrando que um bom nível de estoque assegura que a produção continue operando normalmente. De outra forma, o estoque excessivo gera custos altos para a empresa devido ao armazenamento e controle constante”, orientou Marcus Campos.
É tarefa do departamento de Compras fazer um monitoramento dos níveis de estoque para ter certeza de que estão equilibrados. A área, realizando todas essas tarefas, agrega valor e atinge os objetivos listados.
Como estruturar um departamento de compras
Mas e você? Como está alinhada a área de Compras na sua empresa? Ou, como funcionário, como é trabalhar na área de Compras? Há essa relevância toda que destacamos no artigo? Participe deste blog falando conosco através das nossas redes sociais. Podemos atualizar o artigo após a sua participação e contribuição.
Para estruturar um departamento de compras com o que há de mais moderno na área, fale com a equipe de Atendimento Online da CMP Business Solutions clicando aqui. Com soluções de Governança, Gestão Empresarial e Educação Executiva, a CMP é referência nacional na área. Aguardamos o seu contato.
